Statuten en reglementen
Wat zijn statuten?
De statuten bevatten de grondregels van de rechtspersoon. Culturele organisaties zijn vaak stichtingen. De statuten van een stichting worden vastgelegd in een notariële akte en zijn opvraagbaar bij de Kamer van Koophandel. Een statutenwijziging moet opnieuw door een notaris worden vastgelegd. In de statuten staan onder meer de naam, vestigingsplaats en doelstelling van de organisatie. Daarnaast regelen ze hoe de organisatie wordt bestuurd en, bij een raad-van-toezichtmodel, hoe het interne toezicht is ingericht. Voor een toezichthouder zijn vooral de bepalingen van belang over de benoeming, herbenoeming, schorsing en het ontslag van bestuurders en toezichthouders; de omvang en samenstelling van bestuur en raad van toezicht; zittingstermijnen en het rooster van aftreden; de taken en bevoegdheden van bestuur en raad; de wijze van vergaderen, stemmen en besluiten nemen; de vertegenwoordiging van de stichting; tegenstrijdig belang; belet en ontstentenis; de besluiten van het bestuur waarvoor goedkeuring van de raad nodig is; statutenwijziging, fusie, splitsing en ontbinding en de bestemming van een eventueel batig saldo bij beëindiging. De statuten bepalen daarmee niet alleen wat een raad van toezicht mag doen, maar ook waar zijn bevoegdheid ophoudt. Een raad kan zichzelf geen bevoegdheden toekennen die niet voortvloeien uit de wet of de statuten.
Wat zijn reglementen?
Reglementen werken de statuten verder uit. Waar statuten de formele hoofdstructuur bevatten, beschrijven reglementen hoe bestuur en toezicht daar in de praktijk mee omgaan. Een bestuursreglement kan bijvoorbeeld vastleggen hoe het bestuur besluiten voorbereidt en vastlegt, hoe taken binnen een meerhoofdig bestuur worden verdeeld, welke informatie aan de raad wordt verstrekt en hoe wordt gehandeld wanneer bestuurders onderling geen overeenstemming bereiken. Een reglement van de raad van toezicht kan afspraken bevatten over de vergadercyclus, informatievoorziening, commissies, zelfevaluatie, contact met de organisatie, de omgang met belangenverstrengeling en de werkwijze bij benoeming en beoordeling van de directeur-bestuurder. Organisaties kunnen daarnaast afzonderlijke reglementen of protocollen vaststellen, bijvoorbeeld voor de auditcommissie of remuneratiecommissie; het werkgeverschap van de directeur-bestuurder; integriteit en belangenverstrengeling; meldingen en sociale veiligheid; informatievoorziening; delegatie, mandaat en procuratie; risico- en crisismanagement en de evaluatie van bestuur en toezicht. Een reglement kan doorgaans eenvoudiger worden aangepast dan de statuten. Daarvoor is meestal geen notariële akte nodig. Wel moet de wijziging worden vastgesteld door het orgaan dat daartoe volgens de statuten of het reglement bevoegd is.
De verhouding tussen wet, statuten en reglementen
Wet, statuten en reglementen vormen geen verzameling losse documenten. Er bestaat een rangorde. De wet staat bovenaan. Daarna volgen de statuten. Reglementen en interne afspraken moeten in overeenstemming zijn met beide. Een reglement kan een bevoegdheid nader uitwerken, maar mag niet afwijken van een dwingende wettelijke regel of een bepaling in de statuten. Wanneer statuten en een reglement elkaar tegenspreken, gaan de statuten voor. Wanneer een bepaling in oude statuten strijdig is geworden met dwingend recht, kan de wet voorgaan, ook als de statuten nog niet zijn aangepast. Zo gelden sinds de invoering van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen nieuwe regels voor onder meer meervoudig stemrecht, tegenstrijdig belang en belet en ontstentenis. Daarnaast vormt de Governance Code Cultuur een normatief kader. De code is geen wet en vervangt de statuten niet. De toepassing ervan kan wel gevolgen hebben voor de manier waarop statutaire bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden ingevuld. Veel subsidieverstrekkers verlangen bovendien dat culturele organisaties de code toepassen en daarover verantwoording afleggen.
Wat hoort waar?
Niet iedere afspraak hoeft in de statuten te staan. Statuten moeten stevig genoeg zijn om duidelijkheid en continuïteit te bieden, maar niet zo gedetailleerd dat voor iedere praktische wijziging een notaris nodig is. Onderwerpen die de formele machts- en verantwoordelijkheidsverdeling raken, horen doorgaans in de statuten. Denk aan de benoemingsbevoegdheid, de vertegenwoordiging van de stichting, de kerntaken van bestuur en toezicht en de besluiten waarvoor goedkeuring nodig is. De praktische uitwerking kan meestal in een reglement worden opgenomen. Denk aan de wijze waarop informatie wordt aangeleverd, de voorbereiding van vergaderingen, de taakverdeling tussen commissies en de jaarlijkse cyclus van beoordeling en zelfevaluatie. Operationele afspraken kunnen daarnaast worden opgenomen in een jaaragenda, informatieprotocol, mandaatregeling of intern werkdocument. Het is belangrijk om niet alles juridisch dicht te regelen. Goed bestuur vraagt ook om professioneel oordeel, onderling vertrouwen en ruimte om in onverwachte situaties zorgvuldig te handelen.
Besluiten die goedkeuring vereisen
Binnen het raad-van-toezichtmodel bestuurt de directeur-bestuurder de organisatie. De raad houdt toezicht en keurt een aantal in de statuten benoemde besluiten goed. Welke besluiten dat zijn, verschilt per organisatie. Veelvoorkomende goedkeuringsbesluiten zijn het meerjarenbeleid en de strategie; de begroting en jaarrekening; ingrijpende wijzigingen in de activiteiten of organisatie; het aangaan van grote financiële verplichtingen; het verwerven, vervreemden of bezwaren van onroerend goed; belangrijke samenwerkingsverbanden; het oprichten of beëindigen van dochterorganisaties; fusie, splitsing, statutenwijziging of ontbinding en het aanvragen van faillissement of surseance van betaling. De lijst moet passen bij de omvang, complexiteit en risico’s van de organisatie. Een zeer lange lijst kan de bestuurlijke ruimte van de directeur-bestuurder onnodig beperken. Een te korte of te algemene lijst kan ertoe leiden dat de raad pas wordt geïnformeerd wanneer een ingrijpend besluit al is genomen. Goedkeuring betekent niet dat de raad het besluit zelf neemt. Het bestuur blijft verantwoordelijk voor de voorbereiding, inhoud en uitvoering. De raad beoordeelt of het besluit zorgvuldig tot stand is gekomen, past bij de doelstellingen van de organisatie en verantwoord is vanuit continuïteit, risico en maatschappelijke waarde.
De praktijk moet aansluiten op de documenten
Statuten en reglementen hebben alleen betekenis wanneer de organisatie ernaar handelt. In de praktijk kunnen gewoonten ontstaan die afwijken van de formele afspraken. Een directeur-bestuurder vraagt bijvoorbeeld goedkeuring voor besluiten waarover de raad alleen geïnformeerd hoeft te worden. Of de raad bespreekt een onderwerp uitvoerig, maar legt niet vast dat formele goedkeuring is verleend. Dat lijkt soms onschuldig, maar kan bij een conflict of crisis tot grote onduidelijkheid leiden. Wie heeft het besluit genomen? Was het juiste orgaan bevoegd? Is de vereiste meerderheid behaald? Heeft iemand met een tegenstrijdig belang meegestemd? Is de organisatie rechtsgeldig vertegenwoordigd? Daarom is het belangrijk om in agenda’s en notulen duidelijk onderscheid te maken tussen informeren, adviseren, bespreken en besluiten. Ook moet herkenbaar zijn wanneer de raad formeel goedkeuring verleent. Een toezichthouder hoeft niet ieder artikel uit het hoofd te kennen. Je moet wel weten waar de belangrijkste bepalingen staan en ze raadplegen wanneer een benoeming, schorsing, statutenwijziging, grote transactie of ander bijzonder besluit aan de orde is.
Wanneer moeten statuten en reglementen worden herzien?
Statuten raken gemakkelijk uit beeld. Ze worden bij de oprichting opgesteld en soms jarenlang niet opnieuw bekeken. Ondertussen groeit de organisatie, verandert het besturingsmodel of treedt nieuwe wetgeving in werking. Aanleidingen om statuten en reglementen opnieuw te beoordelen zijn onder meer een overgang van het bestuur-directiemodel naar het raad-van-toezichtmodel; een wijziging van de doelstelling of activiteiten; groei van de organisatie of een toename van financiële risico’s; een fusie, samenwerking of nieuwe juridische structuur; een wijziging in de samenstelling of inrichting van het bestuur; nieuwe wet- en regelgeving; een vernieuwde Governance Code Cultuur; terugkerende onduidelijkheid over rollen of bevoegdheden en een conflict, crisis of besluit waarbij de bestaande regeling tekortschiet. De statuten hoeven niet bij iedere nieuwe editie van een governancecode volledig te worden gewijzigd. Wel is het verstandig om na te gaan of de inrichting en terminologie nog aansluiten bij de wet, de code en de feitelijke werkwijze.
De rol van de raad van toezicht
De directeur-bestuurder is doorgaans verantwoordelijk voor het tijdig signaleren van benodigde aanpassingen en voor de voorbereiding daarvan. De raad heeft echter een eigen verantwoordelijkheid om vast te stellen dat de governance van de organisatie goed is ingericht. Zorg daarom dat ieder nieuw lid bij de start de geldende statuten en reglementen ontvangt. Bespreek de belangrijkste bepalingen tijdens het introductieprogramma en sta bij de zelfevaluatie regelmatig stil bij de vraag of de raad ook daadwerkelijk werkt volgens de vastgelegde afspraken. Bij een actualisering is het verstandig om eerst het inhoudelijke gesprek te voeren. Hoe willen bestuur en raad hun rollen vervullen? Welke ruimte heeft de bestuurder nodig? Welke besluiten zijn zo ingrijpend dat goedkeuring passend is? Hoe wil de raad zicht houden op de organisatie? Pas daarna kunnen een jurist of notaris de afspraken juridisch zorgvuldig vertalen. Gebruik modelteksten als hulpmiddel, niet als eindproduct. Iedere culturele organisatie heeft een eigen doelstelling, schaal, financiering en risicoprofiel.
Handreikingen & tools
Cultuur+Ondernemen: Reglement voor de raad van toezicht
Handreiking voor het opstellen of actualiseren van een reglement voor de raad van toezicht. De publicatie behandelt onder meer taken, informatievoorziening, vergaderingen, commissies, belangenverstrengeling en zelfevaluatie.
Cultuur+Ondernemen: Bestuursreglement voor een stichting met een raad-van-toezichtmodel
Handreiking voor afspraken over de werkwijze, besluitvorming, informatievoorziening en verantwoordelijkheden van de directeur-bestuurder.
Cultuur+Ondernemen: Directiereglement voor het bestuur-directiemodel
Praktische handreiking voor de taakverdeling, mandatering en samenwerking tussen het bestuur en de directie van een culturele organisatie.
Cultuur+Ondernemen: Governance Code Cultuur 2027
Het normatieve kader voor de inrichting en werkwijze van bestuur en toezicht in culturele organisaties.
Cultuur+Ondernemen: Van bestuur-directiemodel naar raad van toezicht
Handreiking voor organisaties die hun besturingsmodel heroverwegen. Behandelt ook de statutaire en praktische veranderingen die bij een overgang nodig zijn.
Notaris.nl: Wijzigen van de statuten van een stichting
Uitleg over de besluitvorming en notariële procedure bij een statutenwijziging.
KVK: Statuten opstellen, wijzigen en opvragen
Praktische informatie over de functie van statuten, de notariële akte en registratie in het Handelsregister.
Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie: Checklist WBTR voor stichtingen en verenigingen
Checklist met onderwerpen die bestuur en toezicht kunnen bespreken bij het beoordelen en actualiseren van de statuten.
Onderzoek en literatuur
Raad voor Cultuur: Toezicht in de culturele sector – een kunst apart
Advies over de professionalisering van toezicht, de Governance Code Cultuur en het belang van heldere, toetsbare afspraken over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
Uit de catalogus van de Boekmanstichting: Stuurmanskunst – over toezicht op kunstinstellingen
Verdiepende publicatie over de inrichting en ontwikkeling van intern toezicht in culturele organisaties en de relatie tussen formele verantwoordelijkheden en het feitelijke handelen.